Contexte et Objectifs

Komeet (ex-Vendredi), une plateforme SaaS fondée en 2017, permet aux salariés de s’engager sur des enjeux sociaux et environnementaux. Après une levée de fonds de 4 millions d’euros en 2021, l'entreprise a cherché à structurer et optimiser son CRM HubSpot pour soutenir sa croissance.

🎯 L'objectif : augmenter l'acquisition client, augmenter le nombre de RDV de ventes, réduire le cycle de vente, suivre les KPI critiques, et faire de HubSpot l’outil central de leur stratégie de croissance.

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Résultats :

• Une structure CRM harmonisée entre les équipes
• X3 le nombre de leads inbound sur 1 an
• Création d’une sales machine outbound en 3 mois.
• +150% d’opportunités commerciales
• +40 RDV par semaine depuis 2022

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Sommaire

1. Harmonisation des pratiques CRM entre les équipes
   1. Standardisation des propriétés et des champs personnalisés
   2. Formation commune à l'usage de HubSpot
   3. Création de templates d'emails standardisés
2. Mise en Place d’une approche ABM pour prioriser les comptes à forts potentiels
   1. Sectorisation de l’équipe commerciale
   2. Attributions automatiques des comptes en fonction des territoires
   3. Automatisations basées sur les comportements des contacts
3. Processus de réactivation des leads inactifs
   1. +72 RDV grâce au nurturing de lead
   2. Réqualification de milliers de leads inactifs
4. Création des tableaux de bord personnalisés pour tracker l’activité commerciale
5. Importation d’un marché cible dans HubSpot
6. Nettoyage et enrichissement de 120 000 contacts

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Pour mettre en place la même machine de vente, vous pouvez prendre rdv ici.

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❤️ Harmonisation des pratiques CRM entre les équipes

L’équipe Komeet est composée d’un pôle Marketing / Vente / Customer care.Avant notre arrivée, chaque pôle avait ses process et utilisait HubSpot comme il le sentait.Et même au sein des pôles, les pratiques étaient hétérogènes.

Chaque commercial avait sa manière à lui de prospecter et d’utiliser HubSpot.

Ce qui entraînait une fragmentation des données et une perte de données majeure.Cela manquait de fluidité dans les interactions interéquipes et également avec les prospects.

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Standardisation des propriétés et des champs personnalisés

Ce que nous avons mis en place :

Nous avons standardisé les propriétés et les champs utilisés dans HubSpot afin que tous les collaborateurs remplissent les mêmes informations sur les leads et clients.

Cela a éliminé les doublons et apporté une structure cohérente pour les données.Chaque fiche client, entreprise et transactions avaient des propriétés custom de référence et uniques.

Exemple : la taille d’entreprise doit être remplie uniquement dans 1 propriété précise systématiquement.

Autre exemple :

Création de type d’appels : “Découverte”, “Suivi”, “Négociation”…

Création de statut d’appels : “Contacté”, “pas de réponse”, “Décroché”, “Occupé”…

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Formation commune à l'usage de HubSpot

Ce que nous avons mis en place :

Nous avons organisé des sessions de formation pour garantir que tous les membres maîtrisent HubSpot de manière homogène et adoptent les mêmes pratiques.De plus, un espace regroupant les processus, tutos de références a été créé.

Bénéfices :

La formation a permis à chaque équipe de travailler de manière cohérente, améliorant ainsi la collaboration et réduisant les erreurs. Le temps d'adoption de nouvelles fonctionnalités a été réduit, et les équipes se sentent désormais plus autonomes dans leur utilisation du CRM.

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Par exemple :

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Création de templates d'emails standardisés

Ce que nous avons mis en place :

Nous avons créé une série de templates d'emails pour chaque étape du cycle de vie client, allant des relances après un premier contact jusqu'aux suivis après-vente. Ces templates sont utilisés par toutes les équipes, garantissant ainsi une communication cohérente et un A/B testing effiace.

Bénéfices :

Grâce aux templates, les équipes gagnent un temps précieux dans la rédaction d'emails, tout en garantissant une expérience client homogène.

Les réponses aux leads sont désormais plus rapides, et la relation client est mieux structurée, ce qui a amélioré la satisfaction globale des prospects et clients.

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🔥 Mise en Place d’une approche ABM pour prioriser les comptes à forts potentiels

L’équipe commerciale perdait beaucoup de temps à démarcher des contacts non pertinents ou devait eux même rechercher des informations et créer des listes de prospects cohérentes.

L'approche ABM (Account-Based Marketing) a été mise en place pour se concentrer sur les prospects à fort potentiel. En utilisant les données disponibles, l'équipe marketing et commerciale a pu travailler de concert pour cibler les comptes clés.

Nous avons identifié les comptes à fort potentiel notamment grâce à un lead scoring, la création de liste dynamique, des rappels automatiques, des dashboards de suivi de compte et sa sectorisation de l’équipe commerciale.

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Sectorisation de l’équipe commerciale

En sectorisant l’équipe, chaque commercial se concentre sur un ou des segments spécifiques, ce qui permet de couvrir l’ensemble du marché de manière plus efficace.

Analyse des données actuelles :Le processus commence par une analyse approfondie des données actuelles sur les clients, les prospects et les performances commerciales. Cela inclut la répartition géographique des clients, la taille des opportunités par secteur, et l'historique des ventes.

Définition des secteurs ou segments :Une fois les données analysées, l’équipe divise le marché en secteurs géographiques ou en segments spécifiques (par industrie, taille d'entreprise, niveau de maturité, etc.).

Chaque secteur doit être équilibré en termes de potentiel commercial afin d’éviter que certains commerciaux soient surchargés ou sous-utilisés.

Nous avons également prioriser les secteurs pour aiguiller les sales dans leur prospection.

Attribution des segments:Ensuite, chaque commercial se voit attribuer un ou des segments de marché. Cela peut se faire en fonction de leur expertise, de leurs relations déjà existantes dans certains secteurs.

Suivi des performances :Nous avons mis en place des dashboards permettant de suivre en temps réel les résultats par secteur, ajuster les stratégies, et assurer un soutien constant aux commerciaux.

Résultats

Suite à cette sectorisation les commerciaux ont renforcé leur efficacité passant de 25% → 35% de conversions en clients. De plus, les commerciaux ne perdait plus de temps à construire leurs listes eux mêmes.

La vision stratégique des managers et les actions à mettre en place sont maintenant beaucoup plus fluides et évidentes grâce aux dashboards dédié.

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Attributions automatiques des comptes en fonction des territoires

Nous avons créé des automatisations pour que toutes les entreprises ou listes d’entreprises ajoutées automatiquement ou manuellement dans HubSpot soit attribuées directement au commercial en charge du territoire.

L’automatisation permet de checker l’ensemble des propriétés de l’entreprise afin de l’attribuer au bon commercial.

Cette automatisation a permis de gagner de nombreuses heures pour les sales et d’admin qui affectait des listes de contacts à chaque sales.Cela a également augmenté la fiabilité de la donnée assurant une efficacité optimale des sales; ils ou elles ne perdaient plus de temps à démarcher des cibles hors secteurs.

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Automatisation des interactions basées sur les comportements

Ce que nous avons mis en place :

Nous avons automatisé certaines interactions en fonction des actions des comptes cibles dans HubSpot.Par exemple, si un prospect visite une page clé ou interagit avec un contenu spécifique (mail ou autre), une notification est envoyée au commercial responsable pour une relance personnalisée.

Bénéfices :

L’automatisation des relances basées sur les comportements a permis de ne jamais manquer une opportunité d’engagement. Les commerciaux ont pu intervenir au moment où les prospects étaient les plus intéressés, augmentant ainsi le taux de conversion et réduisant le temps de réponse.

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💸 Création d’un système de scoring

Il n’était pas évident de prioriser les leads les plus prometteurs parmi un volume toujours croissant de prospects, inbound et outbound.La gestion inefficace du pipeline de vente, due à une qualification manuelle et un manque de visibilité sur les comportements des contacts, entraînait des pertes d'opportunités et un allongement des cycles de vente.

Objectifs :

Pour remédier à cette situation, nous avons plusieurs objectifs :

1. Mettre en place un système de scoring de leads basé sur les comportements des contacts afin d’identifier rapidement ceux qui montrent le plus d'intérêt et d'engagement.
2. Élaborer un scoring complémentaire fondé sur les caractéristiques des contacts et de leurs entreprises, permettant ainsi de segmenter efficacement le marché cible et de prioriser les actions commerciales.
3. Améliorer la qualification des leads pour augmenter le taux de conversion tout en réduisant le temps passé par l’équipe commerciale sur des opportunités peu prometteuses.

Nous avons mis en place :

• Définition des critères de scoring :
  • Scoring comportemental : Points attribués en fonction des actions des leads (ouverture d’emails, clics sur des liens, participation à des webinaires, etc.).
  • Scoring démographique : Points attribués selon les caractéristiques des contacts et de leur entreprise (secteur, taille de l’entreprise, poste occupé, etc.).

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• Configuration dans HubSpot :
  • Utilisation des propriétés personnalisées dans HubSpot pour suivre les comportements et caractéristiques des leads.
  • Création d'un tableau de scoring permettant d'agréger les points attribués à chaque lead en fonction des critères définis.
• Segmentation et priorisation des leads :
  • Classement des leads en trois catégories :
    • Leads chauds (score élevé) : à contacter en priorité.
    • Leads tièdes (score moyen) : à suivre avec des actions de nurturing.
    • Leads froids (score bas) : à conserver pour des campagnes futures.

Résultats :

• Amélioration de la qualification des leads :
  • 30 % d'augmentation du taux de conversion des leads en clients en ciblant mieux les opportunités prometteuses.
• Efficacité du processus commercial :
  • Réduction du temps passé sur la qualification des leads de 40 %, permettant à l’équipe de se concentrer sur les interactions à forte valeur ajoutée.
• Visibilité sur le pipeline :
  • Des rapports réguliers sur le scoring des leads ont permis à la direction d’avoir une meilleure visibilité sur les performances commerciales et les tendances.

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😴 Processus de réactivation des leads inactifs

Contexte : Komeet avait une base de leads non exploitée/inactifs, avec peu de suivi structuré. Les équipes marketing et commerciales avaient du mal à maintenir l’engagement des prospects tout au long du cycle de vente, ce qui limitait les opportunités de prise de rendez-vous et, par conséquent, de conversion en clients.

Lorsqu’un lead était inactif, il tombait aux oubliettes. Cela représentait +50% des contacts du CRM.

Problème :La majorité des leads n’étaient pas suffisamment qualifiés ou engagés pour signer un contrat.

Les tentatives de relance manuelle manquaient de cohérence et étaient hasardeuses.Il devenait essentiel d’adopter une approche plus automatisée et personnalisée pour garder les leads engagés et augmenter les prises de rendez-vous.

Nous avons mis en place :

• Segmentation des leads par stade de maturité :
• Nous avons d'abord segmenté les leads en fonction de leur stade dans le parcours d’achat (early stage, middle stage, late stage). Cela nous a permis de définir une stratégie de nurturing adaptée à chaque groupe, avec des contenus et des appels à l’action appropriés.

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• Création d’un process pour réactiver les leads inactifs

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• Mise en place de workflows de nurturing automatisés :
• Nous avons créé des workflows automatisés dans HubSpot pour entretenir ces leads en fonction de leurs interactions (plus de réponse après RDV, mauvais timing, ouverture d'emails, visites de pages clés…).
• Les campagnes de nurturing comprenaient des séquences d’emails envoyés à intervalles réguliers, avec des contenus pertinents comme des études de cas, des témoignages de clients, et des invitations à des webinars.
• De plus des notifications étaient envoyées à chaque sales en charge du contact pour relancer par téléphone au bon moment.
• Personnalisation des contenus et des appels à l’action :
• Grâce à HubSpot, nous avons pu personnaliser les emails envoyés selon les informations connues sur chaque lead (secteur, rôle, comportement sur le site).
• Lead scoring et priorisation des leads chauds :
• Grâce au système de lead scoring les leads les plus engagés étaient identifiés.Lorsqu'un lead atteignait un certain score, un signal était automatiquement envoyé aux commerciaux pour planifier une prise de contact, ce qui a considérablement augmenté la réactivité.

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Résultats obtenus

• 72 rendez-vous générés :
• En l’espace de 5 mois, grâce à la stratégie de nurturing et de qualification des leads, 72 rendez-vous ont été planifiés.

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• Requalification de milliers de leads inactifs
• Tous les leads inactifs perdus dans HubSpot ont été réinjectés dans le pipe de chaque sales.
• Gain de temps pour l’équipe commerciale :
• Les workflows automatisés et le lead scoring ont permis à l’équipe commerciale de se concentrer uniquement sur les leads chauds, ce qui a réduit le temps passé sur les leads non qualifiés et augmenté l'efficacité globale.

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📊 Création des tableaux de bord personnalisés pour tracker l’activité commerciale

Il était difficile pour les managers d’avoir une visibilité simple et précise des KPI clés de la performance commerciale.

Ce qui ne permettait pas de driver et accompagner les équipes efficacement.

L’objectif était de renforcer la prise de décision en se basant sur des statistiques réelles.Pour que les équipes commerciales et marketing puissent se focaliser sur des actions qui augmentent directement les performances.

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Exemple de dashboards :

Tableau de bord "Performance des commerciaux"

Objectif : Évaluer la performance individuelle des commerciaux et mesurer leur contribution aux objectifs de l’équipe.

Indicateurs clés :

• Nombre de nouveaux leads générés par commercial
• Nombre de RDV fixés par commercial
• Taux de conversion des leads en opportunités et en clients
• Valeur des ventes conclues par commercial
• Cycle de vente moyen par commercial
• Nombre d’appels et d’emails envoyés (activité de prospection)

Bénéfices : Ce tableau permet de comparer la performance des commerciaux, d’identifier ceux qui performent bien et ceux qui ont besoin de coaching. Il donne aussi une vue d’ensemble sur les volumes de ventes générées par chaque membre de l’équipe.

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Par exemple :

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Tableau de bord "Performances des comptes"

Objectif : Piloter l’activité commerciale globale pour mesurer l’efficacité des territoires et des segments spécifiques.

Indicateurs clés :

• Nombre de deals gagné par territoire
• Secteur des deals gagnés / perdus
• Taille des entreprises des deals gagnés/perdus
• Durée de cycle de vente des deals par secteurs ou taille

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Tableau de bord "Suivi des activités quotidiennes"

Objectif : Suivre l'activité quotidienne des équipes pour s'assurer que les objectifs de prospection et de suivi des clients sont atteints.Le dashboard est automatiquement personnalisé en fonction du commercial qui le consulte.

Indicateurs clés :

• Nombre d’appels passés
• Nombre d’emails envoyés
• Nombre de RDV planifiés et réalisés
• Nombre de nouvelles opportunités créées
• Taux de réponse des leads (suivi des appels/emails)

Bénéfices : Ce tableau permet de vérifier que les commerciaux sont suffisamment actifs dans leurs efforts de prospection et de suivi, et de repérer rapidement si un manque d’activité pourrait affecter les résultats futurs. Cela aide aussi à ajuster les priorités quotidiennes.

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Par exemple :

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🎯 Importation d’un marché cible dans HubSpot

Objectif : Que l’ensemble des entreprises du marché “Fondations en France” que Komeet souhaitait adresser, soit disponible dans HubSpot.C’est-à-dire que les personas cibles de l’ensemble des fondations devaient être dans le CRM directement.

Nous avons mis en place:

1. Recherche et collecte des données :
   • Identification et collecte d’informations sur toutes les fondations actives en France (nom, contact, secteur, taille, etc.) à partir de sources fiables. Le tout dans un Google Sheet.
2. Enrichissement et Nettoyage des données :
   • Nous avons enrichi l’ensemble des données entreprises et contacts avec le nom, prénom, mail, téléphone, site web…
   • Nettoyage des données pour éliminer les doublons et garantir la cohérence (format d'adresse, numéro de téléphone, etc.).
3. Importation dans HubSpot :
   • Nous avons ensuite importé dans HubSpot, en s’assurant que chaque champ est correctement mappé.
4. Création de segments spécifiques :
   • Segmentation des entreprises importées par critères (taille, localisation, type de fondation) pour faciliter les campagnes ciblées.
5. Création de listes dynamiques et attribution
   • Des listes de contacts prêts à être contactés ont été créées pour les commerciaux en charge du démarchage.
   • Des séquences personnalisées ont également été créées pour faciliter la prise de contact

Résultat :

L’ensemble du marché de fondations a pu être identifié et importé dans HubSpot.Ce qui assure une centralisation totale et un suivi précis de l’avancement du démarchage d’un marché complet.

En quelques mois, Komeet a pu tester une offre sur ce marché et tirer des conclusions fiables.

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🧹 Nettoyage et enrichissement des Données

Komeet disposait de plus de 120 000 contacts et 40 000 entreprises dans sa base de données, une véritable mine d’or pour créer de nouvelles opportunités commerciales. Cependant, la qualité des données était un obstacle majeur à leur exploitation.

Nous avons nettoyé et formaté ces données pour en tirer le meilleur parti. Ce processus comprenait la standardisation des propriétés, l'élimination des doublons, et l’enrichissement des données manquantes avec des outils spécialisés.

Plus de 30 000 données ont été nettoyées et recontactées, ce qui a généré plus de 300 nouveaux rendez-vous pour l'équipe commerciale.

Ce que nous avons mis en place :

Un dashboard dédié à la qualité de la donnée

• Nombre de contacts sans email
• Nombre de contacts sans taille d’entreprises
• Nombre de contacts sans propriétaire
• Nombre de contacts sans entreprises
• Nombre de contacts en doublons
• Etc

Et la même chose pour les entreprises.

Notifications hebdomadaires pour les sales

Nous avons créé des notifications et rapports pour que les sales puissent corriger et remplir les informations manquantes à leur transactions de la semaine passée.

Chaque vendredi soir, chaque sales s’assure que l’ensemble de ses transactions est conforme au processus de référence grâce à des notifications précises. (5 transactions n’ont pas été fermées après +3 mois, 2 transactions n’ont pas de montant…)

Cela permet de maintenir une qualité de data et de fiabiliser les dashboards de performances.

Automatisation pour nettoyer et enrichir la donnée

Nous avons mis en place des automatisations permettant de formater les emails, numéro de téléphone, supprimer les majuscules….

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Nous avons également pu mettre en place :

• Création de fiches contacts directement via un profil Linkedin
• Synchronisation des messages Linkedin dans HubSpot
• Template de mail pour l’équipe commerciale
• Rappel de relance des deals perdus 6 mois ou 1 an après
• Création de séquence type pour les sales
• Organisation de sessions de cold calling pour les BDR
• Création de listes de prospects
• Enrichissement de liste
• Appel directement via HubSpot + stats de call
• Synchronisation avec des outils externes (Compta, facturation, mailing, SMS, enregistrement des calls…)
• Enrichissement des séniorités et départements en fonction des intitulés de poste.