Contexte

Scalezia accompagne les entreprises B2B à augmenter leur croissance.

Ils avaient jusqu’à maintenant une gestion de leur client dans Notion. Ils étaient donc limité par 3 facteurs majeurs :

• Difficulté à suivre la progression des clients (call des équipes, stade de l’accompagnement etc)
• Pas de connaissance sur la disponibilité des équipes delivery (6 personnes)
• Très peu de renews signés car le cycle s’arrêtait à la fin de la mission client

Au delà de ces 3 problèmes, ils manquaient également plusieurs dashboards pour piloter l’équipe delivery :

• Suivi répartition des clients actuels
• Suivi des répartitions produits par clients
• Mesurer les touch point par semaine
• Mesurer les touch point par mois
• Les récoltes NPS restaient dans un Google Sheet et n’aidaient pas aux renew.

Et tout autre rapport pertinent à améliorer le renew ou le delivery.

Il manquait donc une vraie amélioration des process. Nous les avons donc accompagnés pendant 3 mois pour centraliser et mesurer toute la partie delivery. La mission a été réalisée sur le CRM HubSpot (Scalezia avait déjà ce CRM, et n’a pas eu besoin de payer d’hub supplémentaire).

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Restructuration des process

Le premier mois, nous avons restructuré les process Notion pour les centraliser sur HubSpot.

Après avoir fait le bilan des informations nécessaires pour l’équipe delivery, nous les avons traduit dans HubSpot.

Pour cela nous avons crée un pipeline de suivi Client.

Une transaction = un client.

Et chaque phase représente son étape d’accompagnement.

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En un mois, Scalezia est capable d’avoir une vision claire sur ces accompagnements en cours, et également d’avoir beaucoup plus d’informations avec des dashboards simples :

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• Segmentation en fonction du responsable client
  ⇒ En 5 secondes je sais à qui donner les prochains deals

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• Segmentation des produits
  ⇒ Désormais capable de mesurer le type de mission en 1 clic

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• Mesurer les Touch Point
  ⇒ Les responsables clients savent pertinemment qui contacter et quand

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Les nouveaux process ont été adoptés en 3 semaines par les équipes. Tous les responsables clients ont maintenant un outil clé en main pour gérer et mesurer leur performance.

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Gain de temps considérable

En plus de rajouter une vision sur les performances et les disponibilités, nous avons divisé par 2 l’admin nécessaire pour avoir un bon suivi dans le CRM.

Plus besoin de noter chaque action effectuée, et plus de case qui reste vide à la fin de la prestation.

Pour chaque avancement des phases de transactions (=avancement de l’accompagnement). Les responsables clients doivent remplir des cases simples. La progression est donc simple et fluide.

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On arrive au milieu de la prestation ?
⇒ Notif Responsable + Envoie mail récolte NPS

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Un mois avant la fin de mission ?
⇒ Notif Responsable + Nouveau Renew possible

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Toujours pas d’acompte effectué ?
⇒ Rappel auto par mail au responsable + au client

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Chaque étape a une action. Et les responsables clients n’ont qu’à suivre le flux naturel de l’accompagnement.

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Multiplier la Life Time Value par 2

Si le coût réel de signer un nouveau client est de 10€.

Alors signer un ancien coûte 1€.

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En effet, l’effort marketing & commercial est quasi nul pour du renew. Cela permet donc d’augmenter considérablement la marge de Scalezia.

Pour cela que nous avons également créer de nouveau process de renew.

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Avant : Fin de mission = Fin du CA récolté pour ce client

Maintenant : Fin de mission = Nouveau Renew Possible

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Avant notre accompagnement, Scalezia signait environ 1,3 client sur 5 sur une durée supérieure au contrat initial.

Maintenant environ c’est environ 2,7 client sur 5.

Cela s’explique par un meilleur delivery, mais également par des process de renew pensés dès le début de la prestation.

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Les responsables client de Scalezia ont maintenant un pipeline de Renew, un système avec des commissions associés aux clients, et des notifications en fonction des actions à effectuer. Et tout ça est bien sûr mesurable dans des tableaux de bord.

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Bilan chiffré :

Nous avons donc amélioré le CRM HubSpot de Scalezia.

La progression client est maintenant 100% mesurable dans le CRM, et l’entreprise signe désormais beaucoup plus de clients sur le long terme.

Pour résumer :

• 2 fois moins de process en restant dans HubSpot
• 2 fois plus de signatures post fin de mission.

Cela augmente le CA de l’entreprise d’environ 5 à 7%.

Vous pouvez faire la même chose en prenant rdv ici.